遠方の実家をオンライン相談するときに手元へ置く資料

オンラインで進む相談と、現地に立つまで進まない相談

この章では、初回のオンライン相談で答えの出る事柄と、現地確認を経なければ答えの出ない事柄を分けます。目的は、限られた通話時間を、画面越しで決着する話題だけに集中させることです。

遠方の実家の相談は「移動できない」という条件から始まります。関東や関西から磐田市・袋井市へ来るには、往復と現地滞在で一日がまるごと必要になります。有給を一日使って現地に立っても、その日に見られるのは建物の外側と室内の一部、それに近所の様子までです。役所と法務局は平日の日中しか開いていないため、同じ一日に窓口を三か所回ると、家の中をゆっくり歩く時間は残りません。最初の相談は、現地へ行く日を増やすためではなく、行く日を一日に凝縮するために使うものだと考えてください。

オンラインで進む相談には共通点があります。参加している全員が、同じ資料を同時に見ているという点です。反対に進まない相談は、話し手の頭の中にしか資料がない状態で始まります。「たしか二百坪くらいで、前の道は狭かったと思います」という記憶から入ると、聞く側は確認のための質問を重ねるほかなく、六十分のうち四十分が事実確認で消えます。課税明細が一枚あるだけで、その四十分は十分ほどに縮みます。

画面越しで確定できることを具体的に並べます。登記事項証明書があれば、土地の地番と地積、地目、建物の床面積と構造、建築の時期、名義人と持分、抵当権が残っているかどうかが読めます。公図があれば筆の並びと道路への接し方の形が分かります。市の都市計画を担当する窓口への照会からは、用途地域、建ぺい率と容積率、市街化区域か市街化調整区域かが分かります。前面道路の種別、上下水道の本管が道路に入っているかどうかも、多くは窓口への問い合わせで答えが出ます。ここまでは、誰も現地に立たないまま確認できる範囲です。

反対に、現地に立たなければ答えの出ないものもはっきりしています。境界標が今も地面に残っているか。ブロック塀や庭木が隣地へ越えていないか。屋根裏や押し入れに雨漏りの跡があるか。床が傾いていないか。家財がどれだけ残っているか。前面道路に工事車両が実際に入れるか。掛塚のように古い町割りの残る地区では、図面の上では幅があるように見えても、電柱と側溝で軽自動車がやっと通るという道があります。匂坂のあたりで農地が混ざる場合は、現況が耕作されているかどうかで話の進め方そのものが変わります。

その中間に、写真と資料を合わせれば見当はつくが断定はできない領域があります。屋根材の傷み、外壁の色あせ、雨樋の外れ、庭木の伸び方、駐車スペースの舗装の割れ。遠州は冬に空っ風が吹き、台風の通り道にもあたるため、無人の家では棟板金や雨樋が先に傷みます。写真で「傷んでいそうだ」までは共有できますが、修繕費の額は足場を組んで見た人でなければ出せません。この領域は相談の場で「要現地確認」として一列にまとめておくと、後で誰に見てもらうかが決まります。

通信の手段は、参加する家族の機器に合わせて決めます。全員がパソコンを使えるなら画面共有のできるビデオ会議が最も早く、資料を映しながら同じ場所を指させます。スマートフォンしかない人が混ざる場合は、画面共有をしても文字が小さくて読めないため、前日までに資料のPDFを送っておき、当日は各自が手元で開く形にします。電話だけで進めるなら、資料に通し番号を振り、「三番の書類の下から二行目」と口頭で指せるようにしておきます。どの手段でも、資料が先に相手へ届いているかどうかで密度が変わります。

六十分の相談なら、時間の割り方を先に決めておきます。最初の十分で家の事実（住所と地番、名義、面積、建築時期、現在の使われ方）を共有し、次の十五分で写真を見ながら現況を確かめます。続く二十分を質問に充て、残りの十五分を「誰がいつまでに何を調べるか」に使います。この最後の十五分を先に確保しておかないと、話が盛り上がったまま終了時刻を迎え、翌日には誰も動けません。終わりの十五分前になったら、話の途中でも担当決めへ移ってください。

起きやすい失敗は、家族三人がそれぞれ違う住所表記を持って参加することです。年賀状に書いてきた住居表示、課税明細に載っている地番、地図アプリで検索して出た地点。この三つが指す場所は一致しないことがあり、土地が複数の筆に分かれている家では、途中でどの筆の話をしているのか分からなくなります。相談の前に課税明細へ並ぶ地番をすべて書き出し、それを家族全員の共通の呼び方にしておけば、この混乱は起きません。

• 現地に行かずに確定できる項目と、現地でなければ分からない項目を二列に分けた
• 相談に参加する家族全員へ、同じ資料を前日までに届けた
• 課税明細に並ぶ地番をすべて書き出し、家族の共通の呼び方をそろえた
• 通話の終わり十五分前から、次の担当と期限を決める時間を確保した

手元に置く資料五種と、それぞれの取り寄せ方

この章では、オンライン相談の画面の横へ置いておく資料を五種類に絞ります。目的は、資料を探す時間を通話から切り離し、当日は読み合わせだけで済む状態を作ることです。

一つ目は、固定資産税の納税通知書と課税明細書です。毎年春に所有者宛てへ届く書類で、その市町に持っている土地と家屋が筆ごと・棟ごとに並びます。地番、地目、地積、家屋の床面積と構造、それぞれの評価額、住宅用地としての取り扱いを受けているかどうかが読み取れます。相談の場で最も使う一枚がこれです。共有名義の場合は代表者へまとめて届く扱いがあるため、手元に来ていないという理由だけで持分がないとは判断できません。見つからないときは、市の税務を担当する窓口で課税内容の証明や名寄せの一覧を請求できる場合があります。誰がどこまで請求できるかは市町によって扱いが異なるので、電話で先に確かめてください。

二つ目は、登記事項証明書と公図です。法務局はどこの局の窓口でも全国の不動産の証明書を扱うため、県外に住んでいても近くの法務局で取れます。郵送での請求や、オンラインでの請求にも対応しています。手数料は請求の方法によって異なり、金額も改定されることがあるので、最新の額は法務局の案内で確認してください。取るのは要約版ではなく全部事項の証明書です。名義が祖父母のままだった場合は、売却の話より先に相続の整理が必要になります。相続登記は原則として申請の義務があり、期限の考え方や経過措置は法務省の案内に整理されています。遺産分割がまとまらない段階でも、相続人であることを申し出る登記の仕組みがあるため、そちらもあわせて確認しておくと選択肢が見えます。

三つ目は現地の写真です。撮り方は次の章でくわしく扱いますが、資料としての条件は二つだけです。いつ撮ったかが分かること、どこからどちらを向いて撮ったかが分かること。この二つが欠けた写真は、後から見返したときに比較ができず、結局もう一度撮り直しを頼むことになります。古い家族写真や十年前の帰省の写真を現在の状態として出してしまう例もありますが、無人の家は季節ひとつで見え方が変わるため、直近三か月以内のものを使ってください。

四つ目は、人と権利の一覧です。登記上の名義人は誰か、その人が存命か、亡くなっていれば相続人は誰と誰か、それぞれ連絡がつくか、今の意向はどうか。これを名前と続柄の表にします。海外在住の相続人がいる、意思確認が難しい相続人がいる、長く連絡が取れていない相続人がいるといった事情は、後の手続きの段取りを大きく変えるため、隠さず最初に共有したほうが早く進みます。判断能力に不安がある名義人がいる場合は、家庭裁判所の手続きが関わることがあるため、扱いは司法書士や弁護士へ確かめてください。

五つ目は、費用と契約の控えです。火災保険の証券、電気・水道・ガスの契約が生きているかどうか、草刈りや剪定を頼んでいる相手と年間の回数、農地を近隣の方に耕してもらっているならその取り決め、町内会や水利の負担金。これらを一枚にまとめて年間いくら出ているかを出します。維持費の合計が分かると、「あと一年待つ」という判断の値段が具体的な金額として見えます。無人になった建物は火災保険の契約条件に関わることがあるため、保険会社への連絡が済んでいるかどうかもこの欄に書いておきます。

五種類の外側にあるものとして、権利証（現在の登記識別情報）があります。相談の前に家じゅうを掘り返して探す家族が多いのですが、紛失しても再発行される性質のものではありません。手元になくても手続きを進める方法は用意されているので、探すことに帰省の半日を使うより、司法書士へ「ない前提で何が必要か」を先に聞いたほうが早く済みます。ただし、探す過程で出てくる古い測量図や境界の覚書、隣地との取り決めの書面は価値が高いので、見つかったら写真に撮って共有フォルダへ入れてください。

集めた資料は、家族のチャットへ流すのではなく共有フォルダに置きます。チャットは新しい発言で古い資料が流れてしまい、半年後に「あの写真どこだっけ」が必ず起きます。ファイル名は日付を先頭にして、種類と対象を続ける形にそろえます。相談の直前になって「持っているつもりだった資料が実は兄の家にあった」という取りこぼしを防ぐには、五種類それぞれに担当者と取得予定日を割り当て、埋まっていない欄を可視化しておくのが確実です。

• 課税明細に載る筆と家屋をすべて書き出し、抜けがないか数えた
• 登記事項証明書は要約版ではなく全部事項のものを用意した
• 現地写真は直近三か月以内で、撮影日と方向が分かるものにそろえた
• 五種類それぞれに担当者と取得予定日を割り当て、空欄を見えるようにした

画面に映すものと、映す前に消しておくもの

この章では、通話中に何をどの順番で画面へ出すかを決めます。あわせて、映してはいけない情報をあらかじめ隠しておく手順も扱います。

映す順番には理由があります。最初に住所と地番の一覧を出し、次に公図と住宅地図を並べ、それから外観の写真、気になる箇所の寄り、室内、最後に書類という流れです。場所の話が固まる前に写真を出すと、聞いている側は「これはどの筆の建物か」が分からないまま見ることになり、質問が増えます。逆に地番の一覧を先に共有しておけば、以降の写真も書類も、その番号に紐づけて話せます。通話の冒頭三分をこの一覧に使うだけで、後の四十分の精度が変わります。

写真は撮影の指示書を作ってから頼みます。指示書に書くのは、立つ位置、向く方向、写す範囲、撮る順番の四つです。たとえば「道路の反対側に立ち、玄関が正面に来るように一枚」「敷地の四隅それぞれから建物全体が入るように四枚」「屋根が見える角度から一枚」「郵便受けの中身が分かるように一枚」「前面道路を左右それぞれ向いて二枚」「隣地との境目に沿って三枚」「室内は玄関から各部屋の入口で一枚ずつ」といった形です。撮る人が判断に迷う余地を減らすほど、撮り直しの回数は減ります。

大きさの手がかりも一緒に写してもらいます。門扉の前に自動車を停めた状態、境界付近にA4の紙や折り尺を置いた状態、庭の草の中に立ってもらった状態。写真だけでは寸法が分からないため、比べられるものが写っているかどうかで読み取れる量が変わります。道路の幅を知りたいときは、道路を横切るように巻尺を置いて撮ってもらうと、後の話が具体的になります。ただしこれは目安であり、正式な幅員や境界の位置は現地の測量や行政の調査によります。

動画も一本あると理解が早くなります。前面道路の手前から歩き始め、門を入り、玄関へ向かい、可能なら家の周りを一周する。撮る人が「今は北側です」「ここが物置です」と声で説明しながら歩くだけで、写真何十枚分かの情報が入ります。長さは二、三分で十分です。撮影中に屋根へ上る、床下へ潜る、脚立で高い場所へ手を伸ばすといった行為は頼まないでください。無人の家の足場は傷んでいることがあり、事故が起きれば相談どころではなくなります。

地図は三種類を並べます。公図、住宅地図、航空写真です。公図は筆の形と並びを示しますが、現況の建物の位置とは一致しないことがあります。住宅地図は建物と名前の対応を示し、航空写真は屋根と庭の現在の様子を示します。三つを重ねると、公図の上では道路に接しているのに航空写真では接道が見えない、といったずれが浮かびます。このずれは相談の場で解決するものではなく、「現地と行政窓口で確かめる項目」として持ち帰る対象になります。

災害の情報は、相談を受ける側に聞く前に自分で開いておきます。磐田市は市の防災のページから大雨への備えとハザードマップの案内を出しています。浸水の想定、土砂災害の警戒区域、避難所の位置を先に見ておくと、通話中の質問が「うちは危ないですか」ではなく「この想定の区域に入っているようですが、売却や賃貸の際にどう説明されますか」という形に変わります。池田のように堤防の近い地区では、この確認を先に済ませておく価値が特に高くなります。

映す前に消しておくものもあります。課税明細の口座振替に関する記載、保険証券の証券番号と契約者の生年月日、戸籍に載る他の相続人の住所、家族の勤務先や連絡先が写り込んだメモ、マイナンバーが印字された書類。画面共有は思っている以上に細かい文字まで届きます。相手が誰であっても、必要のない個人情報は黒く塗ってから出してください。塗った資料と塗っていない原本は別のフォルダに分け、共有するのは塗ったほうだけにします。

通話の最中は、画面共有をしている画面とは別に、写真の一覧を自分の手元へ開いておきます。相手が「この角度からもう一枚ほしい」「ここは現地で見ないと分からない」と言った箇所に、その場で印を付けていくためです。終わってから思い出そうとすると、どの写真の話だったかが必ずあいまいになります。印の種類は二つでよく、追加で撮ってもらうものと、現地確認へ回すものに分けます。この一覧がそのまま、次の撮影依頼と次回の帰省で見る場所の下書きになります。

現地の家族への頼み方にも気を配ります。撮影を一度に大量に頼むと、途中で疲れて後半が雑になります。十二カット程度を一回分とし、足りなければ次の週に追加で頼む形にしてください。交通費や作業の時間について、県外に住む側から先に負担を申し出ておくと、後で不満が残りません。よくあるのは、鍵を預かっている一人にすべての現地対応が集中し、その人だけが疲弊していく形です。撮影、郵便の回収、草刈りの立ち会いを別々の人に割り振るだけでも偏りは減ります。

• 画面へ出す順番を、地番の一覧から書類までの並びで決めておいた
• 撮影の指示書に、立つ位置・向き・範囲・順番の四つを書いた
• 口座情報や他の相続人の住所など、映す必要のない記載を消した
• 現地の作業を一人に集中させず、撮影・郵便・立ち会いで分担した

その場で決めないために、先に用意する質問

この章では、通話中に投げる質問を三つの層に分けて用意します。目的は、答えをその場でもらうことではなく、答えの出る条件と期限をはっきりさせることです。

初回の相談で決めるべきことは多くありません。売るか残すかも、いくらで出すかも、この日に決める必要はないのです。決めるのは二つだけで、一つは「今日の話でどこまで事実が固まったか」、もう一つは「固まらなかった部分を誰がいつまでに調べるか」です。この二つに集中するために、質問はあらかじめ紙に書き出し、通話の途中で思いついた質問はメモの余白へ足していく形にします。話の流れに任せると、聞きたかったことの半分は聞き忘れます。

質問は三つの層に分けて並べます。第一層は、資料を見ればその場で答えの出るもの。第二層は、窓口へ照会すれば数日で答えの出るもの。第三層は、現地調査や専門家の判断がなければ答えの出ないものです。層を分けておくと、通話中に「それは今日は分かりません」と言われたときに、落胆する代わりに「では第二層に移して、誰がいつまでに」と進められます。分からないという答えは失敗ではなく、次の作業の入口です。

価格に関する質問は、金額そのものより根拠を尋ねる形にします。「その価格はどの取引事例に基づいていますか。事例の所在地、時期、土地の広さを教えてください」「成約した価格ですか、売り出しの価格ですか」「建物を残したままの想定ですか、解体して更地にする想定ですか」「家財が残っている状態でも同じ価格ですか」。こう聞くと、同じ数字でも前提が違うことがすぐ分かります。数字を一つだけ受け取って持ち帰ると、家族への説明で必ず食い違いが出ます。

権利と手続きに関する質問も、先に文にしておきます。「名義が祖父のままですが、この状態でどこまで進められますか」「相続人のうち一人と連絡が取れていない場合、次にすべきことは何ですか」「境界が確定していない場合、売る前に確定測量が必要になりますか。必要なら期間はどれくらいかかりますか」「農地が含まれているようですが、扱いはどう変わりますか」。これらは不動産会社が単独で答えを出せる範囲を超えることがあり、そのときは司法書士や土地家屋調査士へ渡す形になります。

費用については、額よりも項目名を先に洗い出します。仲介の手数料、解体の費用、家財の処分費、確定測量の費用、登記に関する費用、境界の復元、水道の引き込み、農地の手続き。どの項目が発生し得るかを一覧にしておけば、後で見積もりが出たときに比べられます。額を口頭で聞いて記憶に残すのは危険で、条件が変われば額も変わります。項目名の一覧と、それぞれ誰が見積もりを出すのかを聞き取っておくほうが、後の作業に効きます。

契約の場面がどこで来るのかも、初回に聞いておきます。不動産会社へ売却の仲介を依頼するときに結ぶ媒介契約には複数の種類があり、依頼できる相手の数、指定流通機構への登録の扱い、状況報告の頻度などが種類ごとに定められています。どれが向くかは家の事情によって変わるので、その場で決めず、契約書の書面を送ってもらって家族で読んでから返事をしてください。「今日はどこまでで、署名を求められるのはいつの段階ですか」と最初に確認しておくと、話の途中で焦る場面がなくなります。

オンラインならではの注意もあります。通話の流れのまま電子契約のリンクが送られてくると、紙より押しやすく、その場の空気で進んでしまいます。相続人が全員参加していない相談で、参加者だけが署名できる形にはしないでください。参加していない家族がいる相談は、その日の結論を「案」までにとどめ、翌日の共有と一定の返答期限を置いてから決めるという運びにします。この一段を挟むだけで、後から出てくる「聞いていない」がほとんど消えます。

相談の最後には、答えの出なかった質問を読み上げて確認します。回答が保留になったもの、そもそも相手の担当範囲の外だったもの、条件が足りなくて答えられなかったもの。この三つは性質が違うので、分けてメモに残します。担当範囲の外だったものは、次にどの分野へ聞けばよいかまで聞いてから通話を終えてください。ここを飛ばすと、翌週に「結局どこへ聞けばいいのか」から調べ直すことになります。

• 質問を紙に書き出し、三つの層に振り分けてから通話に臨んだ
• 価格については金額ではなく、根拠となる事例と前提条件を尋ねた
• 署名を求められる段階がいつ来るのかを、最初に確認した
• 答えの出なかった質問を、保留・担当外・条件不足に分けて記録した

相談後に受け取る資料と、次の一手の決め方

この章では、通話が終わってからの二十四時間で何を残し、何を家族へ配るかを決めます。あわせて、次に現地へ行く日の設計と、進まなくなったときのほぐし方を扱います。

通話を切った直後の十分が、いちばん記憶の濃い時間です。ここでメモを整えてしまいます。書く形は決めておくと速く、日付と参加者、こちらの質問、相手の回答、答えの出なかった事項、次に誰がいつまでに何をするか、の順に並べます。回答をそのまま書き写すのではなく、前提条件も一緒に残してください。「更地にした場合」「相続登記が済んだ場合」という条件が抜けた数字だけが独り歩きすると、家族の中で別の期待が育ちます。録音や録画を残したい場合は、通話を始める前に相手の了解を取ってください。

相談を受けた側から受け取るべきものも、その場で頼んでおきます。価格の見立てを出してもらったなら、その根拠となった事例の所在地・時期・面積と、成約か売り出しかの別。調査してもらったなら、用途地域、道路の種別、上下水道、ハザードの区域といった項目を書き並べたメモ。そして、次に必要になる費用の項目名の一覧です。口頭だけで終わった相談は、一週間後には誰の記憶にも残っていません。書面かデータで受け取れるかどうかを、通話の終わりに確かめてください。

受け取った資料と自分のメモは、当日か翌日のうちに家族へ配ります。配る相手には、その日の通話に参加できなかった家族も必ず含めます。そのとき「気づいた点があれば一週間以内に返事をください」という締切を添えるのが要点です。締切のない共有は読まれないまま流れ、決まった後になってから異論が出ます。返事がなければ了解とみなす、という運用にするかどうかも、最初に家族の間で決めておいてください。

複数の会社に相談する場合は、渡す資料をそろえます。A社には課税明細だけ、B社には写真も付ける、という状態で出てきた価格を比べても意味がありません。同じ資料、同じ質問、同じ時間の長さで聞いて、答えの中身を比べます。比べる観点は金額の高さではなく、現地確認が必要な項目をどれだけ具体的に挙げたか、答えられない部分を正直に「分からない」と言ったか、次にどの専門家へ渡すべきかを示したかの三つです。最初に一番高い数字を出した相手が、最後まで同じ数字で進むとは限りません。

名義が先代のままだと分かった場合は、そこが次の一手になります。相続登記には原則として申請の義務があり、期限の考え方や過去に相続が起きた分の取り扱いは法務省の案内に整理されています。遺産分割の話し合いがまとまらない段階でも、相続人であることを申し出ておく登記の仕組みが用意されているため、まず何が使えるかを司法書士へ確かめてください。具体的な期限の当てはめや必要書類は個々の事情で変わるため、一般的な説明を自分の家に当てはめて判断しないほうが安全です。

次に現地へ行く日は、オンラインで潰せなかった項目だけを持って設計します。半日しか取れないなら、朝のうちに役所の窓口を回り、昼前に家へ入り、明るいうちに外回りと境界付近を見る、という並べ方が現実的です。窓口の開いている時間と予約の要否は前日までに確認しておきます。家に着いてから探し始めると時間を食うので、見たい書類の置かれていそうな場所、開けたい押し入れ、確認したい境界標の位置は、事前に写真の上へ印を付けておいてください。

帰省の日に持って行く道具も決めておきます。懐中電灯、軍手、メジャー、養生テープ、書類を入れる封筒、そして充電済みのスマートフォン。電気が止まっている家は日中でも室内が暗く、押し入れの奥は見えません。水道が止まっていれば手も洗えません。半日で回るなら、途中で買いに行く時間はないものとして用意してください。撮り忘れが出やすいのは、床下点検口、天井の点検口、屋根が見える角度、そして敷地の裏側です。

どうしても半年以内に行けないなら、こちらの代わりに誰かへ現地を見てもらう段取りを組みます。その場合に先に決めておくのは四つです。鍵をどう渡すか（現地の親族から手渡すのか、立ち会うのか）、どこまで入ってよいか（外回りだけか、室内も含むか、収納を開けてよいか）、報告をどの形で受け取るか（写真の枚数と項目、書面の有無）、そして費用が発生するかどうか。口頭の依頼だけで進めると、後から作業範囲の食い違いが出ます。短くてよいので、依頼した内容と日付を文字にして残してください。

進まなくなったときは、止まっている理由を四つに分けます。資料が届いていないのか、照会の回答を待っているのか、現地へ行けていないのか、家族の合意が取れていないのか。四つは対処がまったく違い、資料待ちなら請求先へ催促、回答待ちなら期限の再設定、訪問待ちなら日程の確保、合意待ちなら判断材料の追加です。ひとまとめに「進んでいない」と扱うと、毎月同じ議題が繰り返されます。月に一度、この四つのどこで止まっているかだけを確認する時間を作れば、遠方からでも家の状況は動き続けます。

• 通話後の十分で、質問・回答・前提条件・次の担当を一枚にまとめた
• 価格の根拠となった事例と、調査項目のメモを書面かデータで受け取った
• 参加できなかった家族へ同じ資料を配り、返事の締切を添えた
• 止まっている理由を、資料待ち・回答待ち・訪問待ち・合意待ちに分けた